Dit is het Privacybeleid van Gloria Atletiek, gevestigd te Baarle-Nassau, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40259219.

Gloria Atletiek gaat zorgvuldig om met (persoons)gegevens en verwacht dat ook van diegenen die actief zijn binnen de vereniging. Daarom geldt voor hen een geheimhoudingsverklaring.

Gloria Atletiek hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In ons Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Gloria Atletiek houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Gloria Atletiek zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

2 Verwerking van gegevens

2.1 Persoonsgegevens van leden en/of vrijwilligers

Persoonsgegevens van leden en/of vrijwilligers worden door Gloria Atletiek verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

administratieve doeleinde;
communicatie over evenementen en/of uitnodigingen;
het uitvoering geven aan of het uitgeven van het organiseren van een opdracht/evenement.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking, uitnodigen voor of bijdragen aan evenement;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) vraagt Gloria Atletiek de volgende persoonsgegevens van u:

voornaam;
tussenvoegsel;
achternaam;
adresgegevens;
(zakelijk) telefoonnummer;
(zakelijk) e-mailadres;
geboortedatum;
functie/rol binnen de vereniging;
start lidmaatschap.

Uw persoonsgegevens worden door Gloria Atletiek (digitaal) opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

tot één jaar na afloop van het lidmaatschap / evenement en daarna, voor zover van toepassing, alleen in de financiële administratie voor (op grond van de wet) maximaal 7 jaar;
daarna worden de gegevens (digitaal) opgeslagen in het Gloria Archief, dat uitsluitend toegankelijk is door de beheerder.

Om onze trainingen beter te laten aansluiten op de wensen van onze atleten, kan Gloria Atletiek u via een vragenlijst aanvullende informatie vragen over uw fysieke en/of geestelijke situatie. In dat geval worden uw gegevens door Gloria Atletiek (digitaal) opgeslagen tot één jaar na afloop van het lidmaatschap op een (digitale) locatie, die uitsluitend toegankelijk is voor de betreffende trainer(s).

2.2 Persoonsgegevens van sponsorcontacten en/of geïnteresseerden

Persoonsgegevens van sponsorcontacten en/of geïnteresseerden worden door Gloria Atletiek verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

informatieverstrekking in de vorm van nieuws en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Gloria Atletiek de volgende persoonsgegevens vragen:

voornaam;
tussenvoegsel;
achternaam;
adresgegevens;
(zakelijk) telefoonnummer;
(zakelijk) e-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door Gloria Atletiek opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men gezien wordt als een sponsorcontact en/of geïnteresseerde.

3 Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

het registreren van het lidmaatschap bij de Atletiekunie/KWBN.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Tot slot: wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

4 Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

5 Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

alle trainers, commissieleden en bestuursleden (zie hiertoe beschrijving in Huishoudelijk Reglement) die namens Gloria Atletiek van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
onze toekomstige resp. huidige trainers, commissieleden en bestuursleden worden / zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
wij maken geen gebruik van cookies die inbreuk maken op uw privacy.

6 Informatie-uitwisseling

6.1 Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

6.2 Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

6.3 Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

6.4 Contactgegevens

Gloria Atletiek, per mail bereikbaar via

secretariaat@gloria-atletiek.nl of ledenadministratie@gloria-atletiek.nl

Bezoekadres

Privacybeleid

1 Algemeen

2 Verwerking van gegevens

3 Verstrekking aan derden

4 Minderjarigen

5 Beveiliging

6 Informatie-uitwisseling